关于印发《华南农业大学外事接待管理办法（试行）》的通知

各学院、部处、各单位：

      《华南农业大学外事接待管理办法（试行）》已经学校2015年第28次校长办公会议讨论通过，现予印发，请遵照执行。

                                 华南农业大学

2015年11月3日

华南农业大学外事接待管理办法（试行）

第一章  总  则

      第一条   为进一步完善学校外事接待管理，规范学校外事接待工作，提高外事接待质量，加强外事接待经费管理，根据《党政机关厉行节约反对浪费条例》及《中央和国家机关外宾接待经费管理办法》（财行〔2013〕533号）等有关规定，并结合学校实际，特制订本办法。

      第二条   本办法中的“外事接待”是指国外以及港、澳、台地区团体或个人的来访接待工作。来访目的包括：参观访问、合作交流、学术科研、讲学、工作会晤及参加我校组织的各类活动等。

      第三条   外事接待应坚持“服务外交、友好对等、务实节俭、内外有别”的原则。

      第四条   外事接待实行按计划管理审批，不得超预算接待。各部门的接待经费安排中应当明确外宾团组中由我校招待的人数、天数，费用开支范围以及资金来源、列支渠道、预算等。计划编制必须严格控制在年度外宾接待费预算内。

      第五条    根据来访目的及来访人员职务，将外事接待分为两个层面：学校层面的外事接待工作和学院（部处）层面的外事接待工作。

（一）学校层面的外事接待工作

1.“学校层面的外事接待工作”是指涉及到学校层面或若干个学院、部门的外事接待工作；

2. 学校层面的外事接待工作由分管外事工作的校领导直接领导，国际交流处统筹安排落实，校内各单位、部门应积极协助国际交流处开展相关工作。

（二）学院（部处）层面的外事接待工作

1．“学院（部处）层面的外事接待工作”是指仅涉及到本单位的外事接待工作；

2．各学院（部处）的国（境）外来访接待，由本单位负责邀请和接待，原则上须在外宾入境前15个工作日将来访人员名单、有关背景材料、来访目的、接待计划和经费安排等报国际交流处备案，必要时经报上级有关主管部门审批后方可接待。接待完成后10个工作日内，须将接待执行情况报国际交流处备案。

3．学院（部处）外事接待活动中涉及到签订合作协议的，须将合作协议报至国际交流处审核。

第二章  预算管理

      第六条    外宾接待费应纳入年度预算，根据“谁邀请，谁承担，谁负责”的原则实行分类管理。本着节约适度的原则，杜绝铺张浪费。各部门、各项目或课题组应当加强外宾接待费预算管理，严格控制预算规模，只能在年度外宾接待费预算内安排外宾接待活动，不得超预算或无预算安排外宾接待。

（一）学校层面邀请的外宾团组接待费预算，纳入学校年度预算统一安排，并归口国际交流处统一使用与管理。

（二）各学院（部处）层面邀请的外宾团组接待费预算，由各部门自行负责，统筹安排，并根据在国际交流处与财务处备案的接待计划使用与管理。

第七条  各部门应当从严从紧控制外宾接待经费预算，严格执行本管理办法规定的外宾接待费开支范围与标准，不得擅自突破，不得转嫁费用。

第三章  开支范围与标准 

      第八条    外宾接待经费开支范围主要包括：住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等。对于各单位邀请来校访问或讲座的外宾，原则上不得列支外宾来华国际旅费。如确有需要承担外宾国际旅费的，应事先在外宾接待计划中单独列出，并经分管外事工作校领导审批后，方可凭据按实际列支。

      第九条    外宾住宿费按以下办法执行：

（一）外宾住宿应当注重安全舒适，不追求奢华，原则上安排在校内宾馆住宿，特殊情况需要在外住宿的，安排的宾馆不得超过四星级。

（二）外宾住房标准：校级领导及以上人员可安排行政房或套间，其他人员安排标准间。

（三）各单位可结合实际情况，与符合条件的宾馆签订长期合作协议，争取优惠价格。

第十条  日常伙食费按以下办法执行：

（一）外宾日常伙食招待应当注意节俭，严格根据伙食费标准选择菜品，提倡在学校餐厅用餐。

（二）外宾日常伙食费（含酒水、饮料）标准：国家元首、政府首脑级每人每天600元；副总统、副总理和正、副议长级每人每天550元；正、副部长级每人每天500元；其他人员每人每天300元。

      第十一条    宴请费按以下办法执行：

（一）宴请外宾严禁讲排场。各部门原则上应在学校内部的宾馆和招待所安排宴请，宴请过程中不提供高档菜肴和酒水，杜绝奢侈浪费。

（二）外宾宴请费（含酒水、饮料）标准：正、副部长级人员出面举办的宴会，每人每次400元；司局级及以下人员出面举办的宴会，每人每次300元。

      第十二条    交通费按以下办法执行：

（一）确需我校提供交通的外宾接待，各部门应当根据实际情况安排。在符合礼宾要求的前提下，外宾出行应当集中乘车，减少随行车辆。

（二）接待外宾确需租用车辆的，各单位应当与资质合格、运营规范的汽车租赁公司签订租赁合同。

（三）外宾来访确需我校安排交通服务时，原则上提供飞机经济舱、轮船二等舱和火车软席（含高铁/动车一等座、全列软席列车一等座、火车软卧）。外宾途中伙食费按日常伙食费标准执行。

      第十三条    对外赠礼按以下办法执行：

（一）对外赠礼应当节约从简，实物礼品应当尽量选择具有中国特色和学校特色的纪念品、传统手工艺品和实用物品，朴素大方，不求奢华。

（二）对外赠礼以赠礼对象的级别确定赠礼标准，对外赠礼以赠礼方或受礼方级别较高一方的级别确定赠礼标准。赠礼方或受礼方为正、副部长级人员的，每人次礼品不得超过400元；赠礼方或受礼方为司局级人员的，每人次礼品不得超过200元；其他人员，可视情况赠送小纪念品。

      第十四条    外宾在华期间的医药、邮电通讯、洗衣、理发等费用，均由外宾自理。

第四章  陪同人员及经费管理 

      第十五条    学校陪同人员人数，应当根据礼宾要求，从严掌握。

      第十六条    接待国家元首、政府首脑级外宾的重大外交外事活动，学校参加宴请人数应当根据礼宾要求安排。其他宴请，外宾5人（含）以内的，中外人数原则上在1:1以内安排；外宾超过5人的，超过部分中外人数原则上在1:2以内安排。

      第十七条    陪同外宾赴广州市以外地区访问期间，陪同人员的伙食费、住宿费、交通费等开支标准按照《华南农业大学差旅费管理办法》（华南农办〔2015〕17号）的有关规定执行。确需与外宾同餐、同住、同行的，经所在单位领导批准，可按对应的外宾接待标准实报实销。

第五章  报销管理

      第十八条    各部门应当严格执行学校的外宾接待管理制度，加强对本部门外宾接待活动和经费报销的监督、审批和管理，并对本部门外宾接待活动的执行情况、外宾接待费预算及规模控制负责，配合财务处把好接待费的报销审核关。

      第十九条    外宾接待工作中产生的住宿费、日常伙食费、宴请费、交通费、赠礼等费用，均应在标准限额内，凭据按实报销。

第六章  涉外安全和保密工作 

      第二十条    接待中发生的重要情况和问题，须及时向领导和相关部门如实反映。

      第二十一条    在接待过程中，参与接待人员应该严格遵守保密制度，严格执行国家有关保密规定，对外介绍应把握尺度，注意保护学校知识产权等涉密信息，确保党和国家的机密安全。

      第二十二条    重要外事活动的新闻报道应严格按照学校的有关规定经宣传部审核后发布。

      第二十三条    本办法由国际交流处（港澳台事务办公室）负责解释，自公布之日起实施。《华南农业大学外事接待管理办法》（华南农办〔2006〕8号）同时废止。

公开方式：主动公开

华南农业大学校长办公室            2015年11月5日印发